Москва+7 (495) 663-77-59 Санкт-Петербург+7 (812) 438-27-84 Киев+38 (044) 585-22-43 RU / EN

Система бюджетирования и консолидации Группы "Уралхим": успешный запуск первого этапа внедрения

Группа «УРАЛХИМ» — один из крупнейших производителей минеральных удобрений в России, странах СНГ и Восточной Европе. Компания является российским лидером в производстве аммиачной селитры, а также занимает второе место в России по объемам производства аммиака и азотных удобрений.

Одним из стратегически важных направлений работы холдинга является постоянное улучшение практик в области оптимизации расходов, контроля исполнения бюджетов, повышение транзакционной эффективности. В 2016 году топ-менеджментом холдинга было принято решение оптимизировать бизнес-процессы бюджетирования и консолидации, которые имели ряд особенностей.

Для осуществления процессов бюджетного планирования, консолидации и отчетности в холдинге использовался инструментарий МS Excel и локальных информационных систем 1С. В частности, электронные таблицы Excel применялись для сбора плановых показателей деятельности всех компаний Группы по финансовому году, а также для план-факт анализа и подбора вариантов оптимальной производственной программы.

В процессе бюджетирования принимали участие более 100 человек (132 000 человеко-часов в год). Не все процессы сбора данных были регламентированы и унифицированы, отсутствовала автоматизация сквозного контроля. Контроль своевременности, полноты и непротиворечивости данных, а также внесение точечных изменений производились вручную. Кроме того, использование excel-формул с возможностью редактирования и недостаточное разграничение ответственности за ввод данных и их чтение повышало риски порчи/утечки данных.

По итогам исследования, проведенного департаментом финансового контроля, была выявлена группа бизнес-процессов, имеющих потенциал для улучшения. Данная бизнес-инициатива была защищена на инвестиционном комитете, по итогам которого было принято решение о старте Проекта и выборе в качестве программной платформы инструмента SAP Business Planning and Consolidation.

Перед началом проекта финансовым департаментом холдинга был организован детальный анализ ведущих консалтинговых компаний с целью определения наилучшей. К сравнению принимались:

- практический опыт и знание особенностей работы с SAP BPC

- опыт реализации проектов аналогичного объема и сложности

- наличие наработанных практик и внутренних стандартов качества, успешное прохождение аудита качества предыдущими проектами

Команда «САПРАН» подтвердила квалификацию и знание предметной области, готовность зафиксировать достаточное количество компетентных специалистов и наличие необходимых стандартов качества.

Перед стартом проекта менеджером проекта «УРАЛХИМ» была проведена серия опросов бизнес-экспертов и руководителей ключевых направлений. По итогам встреч сформировались требования к объему и функциональности, как общие для системы, так и отдельные для каждого бизнес-процесса. Данные требования легли в основу запроса предложений потенциальным исполнителям и содержались в контракте с выбранным посредством конкурентной процедуры исполнителе – «САПРАН».


САПРАН завершил 1й этап проекта: 1 сентября 2016 введена в эксплуатацию система годового бизнес-планирования на базе BPC 10.1 Classic on HANA. На текущий день она успешно настроена и используется в компании «УРАЛХИМ».

Каким образом были оптимизированы бизнес-процессы

Унифицированы процессы планирования внутри 35 компаний холдинга. Удалось повысить качество глубину и прозрачность данных, существенно снизив при этом трудозатраты на подготовку бюджетных показателей. Сроки корректировки бюджета и пересчет планов при изменении рыночной ситуации значительно сокращены.

Принимая во внимание необходимость оперативного моделирования в условиях волатильного курса и нестабильной внешней среды, были добавлены новые возможности по работе с данными, такие как оперативный пересчет при изменении входящих параметров и сценарный анализ.

Внедрен принцип ввода данных только один раз: теперь данные, однажды попав в систему, проходят во все бюджеты, где они влияют на формирование целевых стоимостных/количественных показателей.

Финансовая дирекция компании «УРАЛХИМ» уже сейчас отмечает улучшение управления и общего контроля над холдингом в целом, в том числе за счет четкого разграничения ответственности за данные между департаментами и подразделениями, упрощения ИТ-ландшафта, а также за счет появившейся возможности online-мониторинга: для всех участников процесса в любой момент времени доступна всесторонняя и объективная аналитика по всем вопросам исполнения бюджета.

На итоговые заседания Управляющего комитета проекта по результатам первых трех месяцев эксплуатации приглашались финансовые директора региональных подразделений, отметившие данный проект как лучший среди всех предыдущих проектов Группы.

На январь 2017 зафиксирована дата начала второго этапа: внедрение системы оперативного планирования и план-факт-анализа.


Результаты в цифрах и фактах

    • Произведена адаптация методологии, проектирование и реализации 17 бюджетов компании и около 300 форм ввода отчетов, автоматизирован бизнес-процесс. Расчеты, ранее существовавшие в виде разрозненных Excel-формул с возможностью редактирования, приведены к единообразной модели, позволяющей контролировать данные.
    • Реализована прозрачная система расчета себестоимости и достигнута производительность расчета по заводу в 1 минуту с учетом сложной циклической системы распределений материалов на полуфабрикаты и продукты (до 10 переделов), размера матрицы потребления 200 материалов на 200 продуктов.
    • Перед вводом системы в продуктивную эксплуатацию специалисты «САПРАН» совместно с ключевыми пользователями от «УРАЛХИМа» производили параллельное тестирование некоторых блоков до 6 раз: это позволило удостовериться, что система учитывает все требования и нюансы бизнес-процесса.
    • Для работы в новой системе обучающие курсы прошли более 50 сотрудников компании «УРАЛХИМ». Тренинги и демонстрации проводились в Москве для сотрудников московского офиса и зарубежных компаний группы «УРАЛХИМ», по ВКС для удаленных филиалов, также мобильные группы консультантов «САПРАН» провели обучение в городах Пермь, Березники, Кирово-Чепецк.